.

يعتبر مكتب قبول المتدربين  أحد المكاتب  ا لرئيسية العاملة بقطاع التدريب حيث يقوم بالإشراف على تنفيذ السياسة المعتمدة لقبول المتدربين والإشراف على تنفيذ الخطط والبرامج ا والأنشطة المتعلقة بشئون المتدربين  والموضحة كالآتي :

1- تنفيذ سياسة القبول  المعتمدة  للمعاهد والدورات التدريبية الخاصة.

2- متابعة تطبيق لائحة نظام الدراسة والتدريب بمعاهد التدريب  .

3- متابعة  تطبيق نظم اعادة القيد للمتدربين المعتمدة من لجنة شئون المتدربين .واللائحة الأساسية لنظام الدراسة والتقويم بمعاهد التدريب0

4-الإشراف على الحفل السنوي لخريجي المعاهد والدورات التدريبية الخاصة بالتنسيق مع الجهات المعنية .

ويمكن تحديد  هذه المهام  بمجالات  متعددة موضحة على  النحو التالي :

* المجال الأول   :

 قبول المتدربين في المعاهد والدورات التدريبية الخاصة:

               يتولى مكتب قبول المتدربين  تنفيــذ الأعمـــال المتعلقة  بالسياسة المعتمدة للقبول بالإضافة  إلى متابعة استكمال البيانات المطلوبة لاستمرارية   المتدرب في الدراسة والتدريب والموضحة على النحو التالي:

1- إعداد وتجهيز الاستمارات والبيانات المتعلقة بالمتقدمين للالتحاق بمعاهد التدريب .والدورات  التدريبية الخاصة 0

2- إدخال شروط وبيانات القبول في البرنامج الآلي استعدادا لعملية التسجيل .

3- إدخال نتائج القبول في الحاسب الآلي .

4- استكمال إجراءات حالات الانسحاب والتحويل للمتدربين  وإدخال بياناتهم في البرنامج الآلي .

5- إعداد البيانات والاستمارات المتعلقة بقيد المتدرب للجهات المختلفة ( داخل الهيئة وخارجها ).

6-استقبال طلبات تعديل بيانات المتدربين في السجلات الرسمية ومتابعة استكمال إجراءاتها مع الجهات المعنية بالهيئة .و عمل إجراءات التعديل في البرنامج الآلي 0

7- تجهيز و إعداد استمارات تحقيق الشخصية والفحص الطبي للمتدربين المقبولين في معاهد التدريب  0

8- متابعة استكمال المتدربين لقواعد وشروط القبول   المطلوبة في التخصصات المختلفة بمعاهد التدريب والدورات التدريبية الخاصة0 ( الفحص الطبي / تحقيق الشخصية /    موافقة جهة عمل الموظف )

9- إعداد كشوف بأسماء المرشحين للقبول بمعاهد التدريب ومتابعة استكمال البيانات المطلوبة مع  مؤسسة التأمينات الاجتماعية .

المجال الثاني  شئون المتدربين .

           يتولى مكتب قبول المتدربين  تنفيذ كافة الأعمال المتعلقة بشئون المتدربين والموضحة كالآتي  :

1- تلقى استمارات حالات المتدربين المتجاوزين لنسبة الغياب من معاهد التدريب و إعداد كشوف الأسماء وقرارات الفصل بالتنسيق مع مكتب الشئون القانونية بالهيئة .

2- إدخال حالات المفصولين في البرنامج الآلي بعد  استكمال إجراءات اعتماد فصلهم 0

  3- المراجعة والتدقيق على بيانات كشوف المتدربين المستوفين لشروط التخصص النادر ومكافأة التفوق المرسلة من معاهــد التدريب ومتابعة استكمال الإجراءات المطلوبة مع الجهات المعنية بالهيئة .

4- إعداد قرارات فصل المتدربين تأديبيا بالتنسيق مع مكتب الشئون القانونية ومتابعة استكمال إجراءات اعتمادها وإدخال البيانات في البرنامج الآلي.

5- استلام كشوف حالات اعادة القيد من المعاهد والدورات الخاصة  والتأكد من استيفائها لقواعد وشروط إعادة القيد المعتمدة   ومتابعة استكمال إجراءات اعتمادها وإدخال بياناتها في البرنامج الآلي .

6- التدقيق على بيانات استمارات إلى من يهمه الأمر ( مقيد ) المرسلة من معاهد التدريب والدورات التدريبية الخاصة واعتمادها .

7- إعداد المخاطبات المطلوبة للجهات المعنية بالدولة والمتعلقة بشئون المتدربين

*  المجال الثالث  : الأعمال المتعلقة  بالنتائج الفصلية لمعاهد التدريب والدورات الخاصة  ونتائج   الخريجين  

      يمكن تحديدها على النحو التالي :

  1- متابعة استلام نتائج الاختبارات النهائية من معاهد التدريب  والدورات التدريبية الخاصة.

2- حصر أسماء المتدربين  الراسبين في المقررات في نهاية كل فصل تدريبي من النتيجة الفصلية  للمعاهد والدورات الخاصة و إعداد مشروع القرار  بفصلهم بالتنسيق مع مكتب الشئون القانونية  بالهيئة.

3- مراجعة بيانات المتدربين الخريجين المستوفين لمتطلبات التخرج والواردة بكشوف الاعتماد وشهادات التخرج ومتابعة اعتمادها مع الجهات المعنية بالهيئة .

4- إدخال بيانات الخريجين في البرنامج الآلي الخاص لديوان الخدمة المدنية0

5-التدقيق على بيانات شهادات التخرج ( بدل فاقد ) المرسلة من معاهد التدريب و اعتمادها .

6- إعداد كشوف بأسماء الخريجين المستوفين لشروط التكريم لحفل قطاع التدريب .

7-إعداد المخاطبات المطلوبة للجهات الرسمية بالدولة المتعلقة بشئون الخريجين .

المجال الرابع  : الأعمال المتعلقة بالبيانات الإحصائية

   يتولى مكتب قبول المتدربين   تنفيذ الأعمال المتعلقة بحصر المعلومات وتقديم الإحصاءات المطلوبة عن المتدربين ( المقيدين / المستمرين / الخريجين ) والتي يمكن تحديدها على النحو التالي:

1- إعداد البيانات الإحصائية الفصلية للمتدربين في  نهاية كل فصل تدريبي .

2- إعداد بيانات السلسلة الزمنية لإحصاءات مختلقة للمتدربين  لسنوات مختلفة0

3- إعداد البيانات الإحصائية المطلوبة للدراسات والأبحاث والتقارير المتعلقة بشئون المتدربين .لجهات مختلفة ( داخل الهيئة وخارجها )

4- إعداد دليل سنوي للقبول والتسجيل للمتقدمين للالتحاق في معاهد التدريب ( مستوى فني / مساعد فني ) .

5- تجهيز جميع المطبوعات المتعلقة بشئون المتدربين لمعاهد التدريب

.6- إعداد الموازنة التقديرية السنوية لاحتياجات مكتب شئون المتدربين