أجرى اللقاء: إبراهيم بسيوني

«سجلات الخريجين» من الأقسام المهمة التي تعمل على خدمة الطالب وتوفر له احتياجاته بدءاً من التحاقه بالهيئة وأثناء دراسته بها وبعد تخرجه منها، ونظراً لما يقوم به القسم من مهام عظيمة ارتأت الإدارة العليا للهيئة أن يتم تحويل القسم إلى إدارة تنضوي تحت لواء عمادة القبول والتسجيل وعُين لها مساعد عميد لشؤون السجلات والخريجين. عن طبيعة عمل القسم «الإدارة الوليدة» والمهام المناطة بها وعن المعوقات التي تقف حائلاً دون إتمام الأعمال على الوجه الأمثل من ضعف في الإمكانات البشرية والتجهيزات الإلكترونية المساعدة التقينا رئيس قسم سجلات الخريجين بالهيئة العامة للتعليم التطبيقي والتدريب الأستاذ علي سعد المسعود، ابن من أبناء الهيئة الذين عملوا لخدمتها ورفعة شأنها لفترات طويلة وانتقل من موقع إلى آخر داخل العمادة لخدمة الطالب وتلبية طلباته.. التفاصيل في السطور التالية:

محطات
* رئيس قسم سجلات الخريجين الأستاذ علي المسعود ما هي محطات عملك في مجال التسجيل؟
* أول محطاتي العملية كانت في عمادة القبول والتسجيل في مكتب المسجل العام وكنا نعمل على تسجيل الطالب في بداية العام الدراسي وتسجيل المواد الدراسية له وحل جميع مشاكله في التسجيل وأيضاً كنت أعمل في إدارة المسجل العام التي تعمل على تسجيل الطلبة ومتابعتهم أثناء الدراسة وكان القسم قائماً بعمله منذ إنشاء الهيئة تحت مسمى قسم النتائج والشهادات، ومع ازدياد الاعداد داخل الكليات تم إنشاء وتحديث القسم وأصبح مسماه قسم سجلات الخريجين الذي يخدم جميع خريجي كليات الهيئة العامة للتعليم التطبيقي والتدريب وقد أنشئ منذ بداية عام 2011, ومن المهام التي يقوم بها القسم العمل على إصدار شهادات التخرج للطلبة خريجي كليات الهيئة العامة للتعليم التطبيقي والتدريب.

5000 شهادة
* وما هي طبيعة عمل قسم سجلات الخريجين؟
* ينقسم عمل القسم إلى ثلاثة فصول دراسية الفصل الدراسي الأول والفصل الدراسي الثاني والفصل الدراسي الصيفي، وعمادة القبول تقوم بإصدار جميع الشهادات للطلبة خريجي الكليات عن طريق مكاتب التسجيل ففي الفصل الدراسي الأول نقوم بإصدار ما يقارب من 2200 شهادة، والفصل الدراسي الثاني نصدر حوالي ما يقارب 1800 شهادة، أما الفصل الدراسي الصيفي فنصدر تقريباً ما بين 1600 إلى 1800 شهادة، وذلك من جميع الكليات داخل الهيئة العامة للتعليم التطبيقي والتدريب مثل كلية التربية الأساسية وكلية الدراسات التكنولوجية وكلية العلوم الصحية، غيرهم. أما بالنسبة لشهادات طلبة المعاهد والدورات الخاصة فهذه ليست من اختصاصنا وهي تتبع إدارة قبول وتسجيل المتدربين.
وعن الأعمال التي يقوم بها قسم سجلات الخريجين يقول المسعود القسم يقدم العديد من الخدمات للطلبة أثناء التخرج وبعد التخرج أيضاً، فالقسم يقوم بإصدار شهادات التخرج التي تساعد الطالب بعد التخرج في التقدم إلى جامعات داخل دولة الكويت وخارجها، وتصدر الشهادة باللغة العربية أو باللغة الإنجليزية كيفما يشاء الخريج، كما يقوم القسم بإصدار شهادة صورة طبق الأصل لشهادة التخرج بعدة نسخ في حال طلب منه الخريج ذلك، وذلك نظير نصف دينار عن الشهادة بالنسخة العربية ودينار عن الشهادة باللغة الإنجليزية، لأن هناك بعض الجهات تتطلب منه أكثر من شهادة، وبالنسبة إلى الشهادة باللغة الإنجليزية فنحن نقوم بإصدارها للخريج، الذي يطلبها عادة لتقديمها إلى جامعات أوروبية وأيضاً إلى جامعات عربية التي لوحظ في الكثير من الجامعات أنها تطلب الشهادة باللغة الإنجليزية كما أنه في بعض الأحيان تطلب شركات أجنبية منه الشهادة باللغة الإنجليزية، وهناك شهادات أخرى يقدمها القسم للخريج منها شهادة حسن السير والسلوك، فالهيئة تحرص دائما على أن تتابع الخريج أيضاً بعد التخرج، وتعطيه شهادة حسن سير وسلوك أثناء الدراسة، لأنها تُطلب من الخريج أيضاً في بعض الشركات والجامعات.
ومن ضمن الأعمال يقوم القسم بإصدار كشف درجات الخريج في المواد الدراسية التي درسها بالنسبة المئوية لمجموع الدرجات. ويلاحظ أن الخريج يطلب كشف درجات حين يتقدم إلى جامعات في دول عربية تطلب منه كشف الدرجات للكشف عن المواد المشابهة للمواد داخل هذه الجامعة وحساب درجة نجاحه فيها أيضاً.
والشهادة الرابعة التي يقوم بإصدارها القسم هي شهادة لمن يهمه الأمر أن الخريج لا يدرس حالياً في أي كلية من كليات الهيئة، وذلك لأن بعض الشركات أو الجامعات تطلب من الخريج شهادة تفيد بعدم دراسته في الهيئة العامة للتعليم التطبيقي.
ونحن بدورنا نساعد الخريج في الحصول على هذه الشهادة بعد التخرج من الكلية.
وعن الأنشطة التي يقوم بها القسم يقول علي المسعود: القسم يقع على عاتقه الكثير من المهام ومنها المشاركة في حفل الخريجين الذي يقام تحت رعاية حضرة صاحب السمو أمير البلاد الشيخ صباح الأحمد الجابر الصباح، ونعمل على إصدار شهادات التقدير والتفوق للطلبة خريجي التربية الأساسية وكلية العلوم الصحية وكلية الدراسات التجارية وكلية الدراسات التكنولوجية، وهذا يتطلب منا جهداً أكثر، كما أننا نشارك في حفل رئيس مجلس الأمة السيد جاسم الخرافي، ونقوم فيه بإصدار الشهادات الخاصة بالتفوق للخريج وشهادات التخرج لطلبة الكليات أيضاً.

نقلة نوعية
* ماذا عن رؤيتك المستقبلية للقسم؟
* نحن في حالة تطوير مستمر لا نتوقف عند حد معين بل نسعى إلى تقديم كل ما هو جديد ويفيد الخريج، ونطلع أيضاً على نماذج الشهادات في الجامعات الأخرى، وفي جامعات الدول العربية والأجنبية، ونعمل على تطوير الشهادات التي تصدرها الهيئة العامة للتعليم التطبيقي والتدريب،
فعمادة القبول والتسجيل تعد حاليا مشروعا يتعلق بتسجيل حالة الطالب منذ تسجيله في الهيئة إلى حين تخرجه إلكترونيا عبر موقع الهيئة بدلاً من الاعتماد على الورق.
وأضاف: إن المشروع يعتبر نقلة نوعية للتحول من الاعتماد على الأوراق إلى الاعتماد بصفة أساسية على استخدام تكنولوجيا المعلومات، فالطالب يمكنه من خلال الموقع أن يتقدم بطلب استصدار شهادة له دون الحضور شخصياً إلى مقر الهيئة لتقديم طلب، والقسم يقوم بإنجازها من خلال ذلك الإجراء، لافتا إلى أن هذا المشروع جارٍ العمل فيه.
وعن الأعمال التي يقوم بها القسم يضيف المسعود من ضمن الأعمال التي نتشرف بتقديمها للطالب وضع الترتيبات والإجراءات اللازمة لتنظيم ملفات وسجلات الخريجين واستكمال وتحديث بياناتها أولاً بأول.
وإعداد واقتراح الدراسات والإحصاءات الخاصة بالطلبة الخريجين والمعاونة في دراسة الظواهر الطلابية المختلفة وتحليلها، وإعداد دليل إرشادي يوضح إجراءات وسياسات العمل في قطاع السجلات والمعلومات يتم تحديثه بشكل دوري كلما دعت الحاجة إلى ذلك، وإعداد قوائم بأسماء الخريجين والتأكد من استيفائهم لشروط ومتطلبات التخرج .
وإصدار شهادات لمن يهمه الأمر للخريجين وكافة الشهادات الأخرى (شهادات طبق الأصل باللغتين العربية والإنجليزية)، وإخطار الجهات المعنية داخل وخارج الهيئة بنتائج الخريجين في نهاية كل فصل دراسي والإعلان عنها، ومتابعة اعتماد كشوف المستوفين لمتطلبات التخرج وتوزيع نسخ منها على الجهات المعنيـة .
ففي السابق كانت الشهادة تكتب على ورقة باستخدام الأحبار فقط، ثم بعد التطور تم طبع الشهادة باستخدام الكمبيوتر، والآن نحن نعطي الخريج شهادة باستخدام الكمبيوتر ولكن مطبوع عليها ختم الهيئة البارز الذي لا يمكن تزويره، وبشكل جديد يدل على مكانة الهيئة وخريجها.
وننظر الآن إلى الكيفية والطريقة السهلة التي تمكن الطالب من طلب أي من الشهادات التي ذكرتها بأن تتم في المستقبل القريب عن طريق استخدام الإنترنت وإمكانية دفع رسوم تلك الشهادات عن طريق استخدام الإنترنت.
وحالياً تقوم شركة متخصصة في مجال تكنولوجيا المعلومات بإصدار برنامج خاص بقسم سجلات الخريجين وتنفيذه في اقرب وقت، لاختصار الدورة المستندية، التي نعاني منها كثيراً، خصوصاً أن في بعض الكلية أتلفت بعض الدفاتر فيها أيام الغزو العراقي الغاشم على الكويت، مثل كلية العلوم الصحية، فنحن حالياً ينقصنا المكان، فالسعة المكانية لا تكفي ولا تتلاءم مع حجم الأعمال المناطة بالقسم.
* ما هي المعوقات التي يواجهها القسم؟
- حقيقة هناك قلة في أعداد الموظفين بداخله حيث إن القسم يعمل به ثلاثة أشخاص فقط، وهذا يصعب المهام التي يقوم بها خصوصاً مع نهاية كل فصل دراسي وبداية اصدار الشهادات، عدم وجود التقنية الحديثة عندما يزداد الطلب لشهادات طبق الأصل بأعداد كبيرة للخريجين حديث يمكن من خلاله تسجيل البيانات والبرامج المختلفة التي تساعد في إنجاز الأعمال المطلوبة بالقسم. وكذلك من ضمن المعوقات عدم تعريف الطالب أو الخريج بكيفية إصدار الشهادات له، وهذا يتم عن طريق مكتب التسجيل الموجود بكل كلية، وفي بعض الأحيان لا يعرف الطالب من أين يطلب الشهادة، وكما أن العميد الدكتور أحمد الأنصاري يجتمع شهرياً بكل الأقسام لمناقشة أمور الأقسام مع رؤساء الأقسام وطرح الأفكار التي تساعد في إنجاز الأعمال الخاصة بالعمادة وحل المشاكل التي تواجه الأقسام.
* وماذا عن جديد قسم سجلات الخريجين؟
- القسم مقبل على نقلة نوعية متميزة حيث إنه بصدد التحول من قسم إلى إدارة عُين لها مساعد عميد لشؤون السجلات والخريجين. فالإدارة العليا للهيئة العامة للتعليم التطبيقي قسمت عمادة القبول والتسجيل إلى أربعة قطاعات، منها مساعد عميد لشؤون التسجيل ، ومساعد عميد لشؤون القبول، ومساعد عميد لشؤون الخريجين، ومساعد عميد لشؤون الإرشاد، ونأمل تجهيز وتأسيس المكان المناسب والملائم في أقرب وقت.