حينما تتأخر المكافأة الاجتماعية عن الطالب فإنه يتعرض للعديد من المشاكل المادية خصوصا وأن هناك بعض الأسر تعتبر تلك المكافأة ضمن دخلها شهريا ويستطيع الطالب من خلالها توفير ما يلزمه من مستلزمات دراسية وغيرها، والمتابع للمكافأة الاجتماعية التي تصرف لطلاب وطالبات الهيئة يلاحظ أنها تتأخر أحياناً ولا تصرف في مواعيدها «صناع المستقبل» ألقت الضوء على تلك المشكلة التي تؤرق الطلبة لمعرفة الأسباب الحقيقية وراء تأخير مكافآت الطلبة.. التقينا الزميل حسين المتروك رئيس وحدة المتابعة بالإدارة المالية في الهيئة فكان هذا اللقاء:

* بداية نود التعرف على مهام الوحدة؟
- الوحدة عليها العديد من المهام التي تقوم بها ولعل من أبرزها وأهمها صرف مكافآت الطلبة.
* ما هي أهم المعوقات التي تواجهكم في الإدارة؟
من أهم المعوقات التي تواجهنا الحسابات الخطأ أو المجمدة أو التطابق بأرقام الحسابات كأن يكون للطالب حساب في البنك وليس هناك حركة للحساب لدى البنك فبالتالي يقوم البنك بتجميد أو إغلاق الحساب ويقوم البنك بإعادة مكافأة الطالب لحساب الهيئة، ومن ثم أقوم بالذهاب شخصيا للبنك للحصول على الإشعارات ومتابعة صرف المكافآت للطلبة، وهي المكافأة الاجتماعية ومكافأة التخصص النادر ومكافأة التفوق.
* برأيكم ما هي أسباب تأخر صرف مكافأة الطلبة؟
-السبب الرئيسي في تأخر صرف مكافأة الطلبة هو تأخر العمادة في إرسال الكشوف، وكذلك تأخر الحاسب الآلي في إرسال الديسكات، فبمجرد وصول الكشوف والديسكات نقوم بإرسالها إلى البنوك للصرف، فنحن جهة تنفيذية نقوم بتنفيذ ما يطلب منا من قبل إدارات الهيئة، ويتلخص دورنا في صرف المكافأة بتسلم كتاب عمادة النشاط بشأن صرف المكافأة والتي تبلغ شهريا نحو مليونين وخمسمائة ألف دينار تقريبا فيما يخص المكافأة الاجتماعية فقط، ونقوم بإنهاء الإجراءات المالية والإدارية واعتمادها من المدير العام وإرسالها للبنوك في غضون يومين من استلام كتاب العمادة، ويأتي ضمن أسباب تأخر صرف مكافأة الطلبة عدم تطابق إجمالي المبلغ الموجود بالديسك الذي نتسلمه من الحاسب الآلي مع الكشوف ونضطر لوقف الصرف لحين تعديل هذا الخطأ، إضافة لبعض الأخطاء في إدخال البيانات، كما أن وقف قيد الطالب يكون سببا في وقف مكافأته، وهناك بعض الطلبة يرتكبون أخطاء جسيمه بقيامهم بإهمال حسابهم المدون في الكشوف لدينا وفتح حسابات جديدة في بنوك أخرى دون إخطار الأخصائي بالحساب الجديد، ونفاجأ بحضور الطالب للاستفسار عن عدم صرف مكافأته، وبمراجعة الكشوف نجد أن المبالغ أودعت بحسابه القديم.
* هل طاقم الموظفين بالوحدة كاف لإنهاء معاملات المراجعين؟
- لا يوجد موظفين غيري بالوحدة وهذا سبب من أسباب تأخر مكافأة الطلبة.
* كيف تستطيع انجاز هذا الكم من الأعباء بمفردك؟
- وضعت (سيستم) نظام خاص بي لأتمكن من تسيير أمور العمل، ولكني أعاني العديد من المصاعب في أداء تلك المسئولية خصوصا وأن مشاكل مكافآت الطلبة لا تنتهي.
* كيف ترى علاقتك بالطلبة، وهل تعتقد أن ميزانية الاتحاد كافية لتنفيذ برامجه خصوصا بعد انضمام المتدربين بالمعاهد؟
-علاقتي مع الطلبة جدا طيبة وأتواصل معهم دائما حتى بعد تخرجهم، وسر تميز علاقتي معهم الابتسامة وسعة الصدر، وفي ذلك قال نبينا محمد صلى الله عليه وسلم "تبسمك في وجه أخيك صدقة"، أما فيما يخص ميزانية الاتحاد فهذا الأمر يرجع للإدارة العليا للهيئة.
* أثناء المقابلة حضرت الطالبة م.الهاجري وأفادت بأنها تطالب بمكافأة التفوق بكتاب رقم 1415 بتاريخ 24/12/2007 وحتى الآن لم يتم الصرف وهذه حالة ضمن حالات كثيرة كيف تفسرون هذا القصور؟
- مشكلة الطالبة تتلخص في أن هناك خطأ برقم حسابها بالبنك، وذلك يتطلب ذهابي شخصيا للبنك لتعديل هذا الخطأ وإحضار إشعار بالمرتجع، ثم تأكيد المبلغ للصرف مرة أخرى، ولكن هناك عوائق إدارية تواجهنا وتسبب هذا التأخير.
* سمعنا عن خصومات شهرية توقع عليكم ما هو سببها؟ ويقال بأن حسين المتروك يتغيب كثيرا عن العمل؟
- ما يحدث أن هناك الكثير من معاملات الطلبة تستدعي مراجعتها بنفسي لدى البنك لمتابعة الإشعارات وحل مشاكل الطلبة، واليوم الذي أقوم بمراجعة البنك يكون بإذن كتابي من مدير الإدارة ومع ذلك أفاجأ بخصومات من معاشي شهريا وهذا ما يجعلني أتردد في الذهاب للبنك لإنهاء مشاكل الطلبة العالقة، والسؤال هنا كيف يكون ذهابي للبنك لإنهاء مشاكل الطلبة وبإذن كتابي من مدير الإدارة، وفي نفس الوقت يتم الخصم من راتبي.
* ما هي الإجراءات المتبعة في حالة صرف الطالب لمبالغ غير مستحقة؟
- هناك إجراءات متبعة بهذا الخصوص، حيث يتم التنسيق بين العمادة أو مكتب قبول المتدربين وإبلاغهم عن وجود خطأ برقم الحساب، أو تطابق بالحساب، ونقوم بخصم قيمة تلك المبالغ من مكافأة الطالب، وإذا لم نتمكن من استردادها نقوم بوقف تسجيل الطالب للكورس الجديد، وهناك حالات نقوم فيها بوقف شهادة التخرج لحين تسديد المديونية، وإذا كان الطالب قد تخرج وحصل على شهادته نقوم بمخاطبة جهة عمله لاستقطاع المديونية من راتبه، أو نقوم برفع دعوى قضائية لسداد المديونية وهذه لا نلجأ إليها إلا بآخر مرحلة.
* هل لديكم اقتراحات لحل مشاكل المكافأة؟
- هناك الكثير من الاقتراحات منها تفعيل صندوق مكافأة الطلبة حيث إنه شبه مجمد ولا يقوم بأي دور على الرغم من وجود 8 موظفين بالصندوق، المقترح الثاني تخصيص موظف شامل ينهي معاملة الطالب من الألف للياء، والمقترح الثالث فتح مركز خدمة الطالب ولا يقل عدد موظفيه عن ثمانية.